3e. Bedrijfsvoering

In het kader van de kernwaarden samenwerken, vertrouwen en eigenaarschap is geïnvesteerd in leiderschapsontwikkeling. Er zijn bijeenkomsten voor alle leidinggevenden georganiseerd met als doel te investeren in elkaar, de eenheid als organisatie te benadrukken en te versterken. Leidinggevenden zijn aan de slag gegaan met de thema’s moreel leiderschap, en hebben gesproken over de organisatievisie en de kernwaarden. De directieraad en sectorhoofden hebben een start gemaakt met een teamtraject gericht op teamontwikkeling, het versterken van leiderschap en het verhogen van de integraliteit van ons werk voor de stad.
Een groep leidinggevenden neemt vanaf het najaar deel aan het project “Grip op loslaten”, een project van het A&O-fonds waarin gezamenlijk wordt onderzocht hoe je als leidinggevenden binnen de gemeente Eindhoven medewerkers kunt inspireren en stimuleren om aan de slag te gaan met de eigen persoonlijke ontwikkeling en duurzame talentinzet.
Met leidinggevenden is een afwegingskader ontwikkeld dat een handvat biedt voor het maken van een weloverwogen keuze voor inhuur of het in dienst nemen van een medewerker.

Om medewerkers in staat te stellen regie te nemen op ontwikkeling van vakmanschap en professionaliteit, is veelvuldig de mogelijkheid onder de aandacht gebracht tot het volgen van opleidingen en trainingen, via de Digitale LeerOmgeving (DLO). In september is voor alle medewerkers de week van het leren georganiseerd. Een week die in het teken stond van het vergroten van bewustwording over leren en waarbij de focus lag op het feit dat leren onderdeel is van het dagelijkse werk en leren niet alleen plaatsvindt tijdens trainingen/workshops.
Daarnaast stellen wij met onze digitale leeromgeving medewerkers in staat regie te nemen op de ontwikkeling van hun vakmanschap en professionaliteit. Door communicatieadvies en trainingen 'Heldere Taal', dossier schrijven en presentatietrainingen, zetten we in op het communicatief maken van de organisatie.

De gemeente Eindhoven wil eind 2020 behoren tot de 25% van de 100.000+ gemeenten (exclusief de G4) die het beste presteren op het gebied van verzuim. Dat betekende voor 2019 dat we op of onder een verzuimpercentage van 5,0% moeten zitten. De ziekmeldingsfrequentie die daarbij hoort is 1,01. Het onderwerp ziekteverzuim en het verlagen daarvan heeft prominent op de agenda van met name leidinggevenden gestaan. Zij hebben geïnvesteerd in aandacht voor alle medewerkers en voor zieke medewerkers in het bijzonder via een uitgestippelde route. Het verzuimprotocol is herschreven inclusief een actieschema (wie doet wat). Alle leidinggevenden hebben een verzuimtraining gevolgd, geïnvesteerd in de afstemming en samenwerking met de bedrijfsartsen en minimaal 1x per maand het verzuim in hun MT besproken (aan de hand van een verzuimmatrix) en 4x per jaar in het Directieraad Sectorhoofden Overleg (DSO). Het ziekteverzuimpercentage in 2019 is hierdoor verder gedaald van 4,91% (eind 2018) naar 4,67% (eind 2019). We zitten hiermee ruim onder het streefcijfer van 5,0%. Ook de ziekmeldingsfrequentie nam weer verder af. Met een ziekmeldingsfrequentie van 0,98 eind 2019, zitten we onder het streefcijfer van 1,01.

Het onderwerp inclusieve organisatie heeft hoog op de agenda gestaan. In 2019 heeft de focus gelegen op werving en selectie, training, doorstroom en bewustwording. We hebben onder andere ons werkgeversmerk verder geladen en hulpmiddelen voor een meer objectief selectieproces ontwikkeld en leidinggevenden getraind in objectief selecteren en beoordelen.

In 2019 hebben we opnieuw de hoogste trede van de Prestatieladder Socialer Ondernemen (PSO) gehaald: trede 3. Daarmee tonen we aan dat we een organisatie zijn die duurzaam werkgelegenheid biedt aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

We hebben als gemeente het Charter diversiteit ondertekend en ons aangesloten bij het G4 netwerk inclusie. Er is een plan van aanpak inclusieve cultuur ontwikkeld en exitinterviews zijn structureel ingevoerd om te achterhalen waarom mensen (ook uit de diverse doelgroep) onze organisatie verlaten. In het najaar van 2019 is een restudy van het diversiteitsonderzoek 2017 gestart. Met dit onderzoek meten we of de verbeteringen die we de afgelopen twee jaar hebben doorgevoerd effect hebben.

Duurzame talentinzet was een belangrijk thema voor onze organisatie. We hebben gestimuleerd dat duurzame talentinzet altijd een onderwerp van gesprek is tussen leidinggevenden en medewerkers. Er is afgesproken dat we binnen de organisatie minimaal twee gesprekken per jaar voeren, waarin persoonlijke ontwikkeling altijd gespreksonderwerp is

Sectoren hebben verder gewerkt aan het in beeld brengen wat hun medewerkers doen en kunnen, en met name wat nu nodig is en wat straks (Dynamische PersoneelsPlanning (DPP). Zij hanteren daartoe een procesmodel met werkvormen. Dit heeft geleid tot meer inzicht in de personele samenstelling en de betekenis voor het toekomstig functioneren van de sectoren. Maar ook in meer inzicht in de ontwikkelopgave voor onze totale organisatie. Daarnaast zijn organisatiebrede afspraken gemaakt over een geactualiseerde manier van het doorlopen van de gesprekscyclus.

 De invoering van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra), die op 1 januari 2020 in werking is getreden, is voorbereid. Door deze wet worden werknemers bij de overheid en in het bedrijfsleven hetzelfde behandeld.
Naast de Wnra is eind 2019 als gevolg van de invoering van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) per 1 januari 2020, kritisch gekeken naar de omvang van onze flexibele schil en de inhuurvormen die we gebruiken. We hebben het inhuurbeleid aangescherpt en bepaald op welke wijze we als gemeente per 1 januari 2020 uitvoering geven aan de verplichtingen uit deze wet. Vijftig medewerkers hebben een tijdelijk dan wel vast dienstverband bij de gemeente Eindhoven gekregen. De inzet van deze medewerkers is daarmee op basis van een andere arbeidsrelatie gecontinueerd.

Digitalisering heeft de potentie om mensen, bedrijven en bewegingen te emanciperen, ontwikkelen
of versnellen. Het vermogen om steeds sneller te kunnen veranderen, aan te passen en te leren is een randvoorwaarde om in de "nieuwe" wereld waarde te kunnen blijven toevoegen, ook als overheid. Dit vraagt
om een gestructureerde aanpak met focus. Met het woord ‘digitaal transformeren’ geven we aan dat de gemeente onder invloed van ontwikkelingen in de maatschappij steeds digitaler wordt.

In 2019 is besloten de ontwikkelingen vanuit het programma Basis op orde/Graag Gedaan te integreren in de reguliere I-planning. We hebben nu integraal gewerkt vanuit een I-jaarplan waarin bestuurlijke, gemeentebrede en sectorale behoeften planmatiger worden aangepakt. De drie ingangen (maatregelen om de continuïteit te garanderen, nieuwe bestuurlijke en sectorale behoeften alsmede wetgeving) hebben we systematisch tegen elkaar afgewogen en via projecten opgepakt. Voor een deel hebben we de trajecten volledig kunnen afwerken. Grotere onderwerpen zoals de E-werkplek, Omgevingswet, het HR-systeem, inkoop, et cetera vragen om een meerjarige doorloop. En nieuwe grote zaken dienen zich alweer aan (waaronder datagedreven werken).

Soms hebben we inhoudelijke en resource keuzes moeten maken en zaken even moeten opschorten. Niet alles kan tegelijk. En de winkel moet open blijven. Procesmanagement is opgestart met de komst van een programmamanager op dit vlak. Datagedreven werken betrof een beperkt aantal data-projecten, bewustwording en een aanzet voor een programmamatige aanpak (loopt door naar 2020) die essentieel is en in de komende jaren extra financiële inzet zal vragen.
Op het gebied van informatiebeveiliging is met de komst van een nieuwe CISO (Chief Information Security Officer) begonnen met een structurerings- en inhaalslag die ook richting 2020 en 2021 doorloopt.

Bij dit alles komt dat autonome ontwikkelingen in de maatschappij ons met de neus op de feiten drukken dat aanvullende beveiligings- en privacy-maatregelen continu en hard nodig zijn. Gestart is met systematisch borgen van diverse taken en rollen. Als eerste is begonnen met het vergroten van de awareness.Met het toenemen van complexiteit en bedreigingen op dit gebied (denk aan het recente voorval bij de Universiteit Maastricht) zullen we op dit gebied verder moeten gaan investeren.

In 2019 is tegen gelijkblijvende kosten een hogere continuïteit van hard- en software gerealiseerd ten opzichte van 2018. Dit komt mede door de modernisering van het netwerk in de gemeentelijke gebouwen en door professionelere sturing op wijzigingen in hard- en software.
Op het gebied van kwaliteit is met name ingezet op het oplossen van de IT bevindingen uit de managementletter van de accountant. In 2019 is zo’n 80% van de bevindingen opgelost, de overige 20% wordt in het eerste kwartaal van 2020 afgerond. Met het oplossen van de bevindingen hebben we het volgende gerealiseerd: wijzigingsproces hard- en software verbeterd, autorisaties geïnventariseerd en daar waar nodig opgeschoond volgens wet- en regelgeving en er is een disaster recovery plan geïmplementeerd.
Naast ‘de basis op orde’ is ook ingezet op de verbetering en modernisering van de informatievoorziening als eerste stap in de digitale transformatie. We hebben het afgelopen jaar uitvoering gegeven aan de i-jaarplanning 2019 en er zijn 80 projecten afgerond die hieraan bijdragen:

• Inkoop ondersteunend Systeem is grotendeels geïmplementeerd;
• er is gestart met de vernieuwing van de IT-werkplek van medewerkers (afronding 2020);
• er is een nieuw HR-systeem geïmplementeerd;
• er zijn meer dan 20 applicaties uit gefaseerd als gevolg van de ingezette applicatierationalisatie.

Er zijn in 2019 ook zo’n 75 projecten gestart die nog doorlopen in 2020. In 2019 hebben we ons aangemeld voor het landelijke initiatief GGI-veilig. Met een gezamenlijke (landelijke) aanbesteding van informatieveiligheidscomponenten bouwen we aan de verdere modernisering, standaardisering én efficiency van onze IT-infrastructuur. Samen met de ICT-coöperatie Beware zijn drie nieuwe initiatieven gestart op het gebied van gezamenlijk gebruik van software: Webpresence, BORGIII en Cumulus. Waarbij Webpresence in gezamenlijkheid in gebruik is genomen door drie gemeenten. De ontwikkeling van het initiatief MijnAPP, als oplossing voor gemeentelijke dienstverlening die de mens centraal zet en waar mensen regie hebben over hun eigen gegevens, is volgens plan bij de gemeente Eindhoven gestopt. De VNG en andere gemeenten hebben het stokje overgenomen en geven uitvoering aan de volgende fase van de ontwikkeling. MijnAPP is opgenomen door de VNG in één van de sporen van het landelijke programma ‘Samen organiseren’. Dit is gedaan om verdere ontwikkeling en uitrol vorm te kunnen geven.

In 2019 is een omwenteling gerealiseerd in de financiële positie. Na jaren van tekorten in het sociaal domein wordt nu een positief financieel resultaat op sociaal domein geboekt. We hebben de voortgang van de realisatie nauwlettend gevolgd in de planning- en controlcylus via twee tussenrapportages(turaps) en vier financiële updates. De opzet van de twee tussenrapportages is in lijn gebracht met de opzet van de begroting en jaarrekening.
In 2019 zijn kaders geïmplementeerd op het gebied van onder meer de budgethoudersregeling en formatiewijzigingen waarbij diverse interne inloopsessies zijn georganiseerd om te borgen dat de kaders helder zijn. Ook ten aanzien van de financiële verwerking zijn richtlijnen aangescherpt en is een stap gezet naar verdere professionalisering.

Het proces van de jaarrekening 2018 en de aansluiting op een nieuwe accountant is moeizaam verlopen. Om het afsluitproces bij, en de totstandkoming van, de jaarrekening 2019 beter te kunnen beheersen hebben we een draaiboek opgesteld. In het draaiboek is vastgelegd wie verantwoordelijk is voor een activiteit en welke documenten wanneer opgeleverd moeten worden. Een expertteam en reviewteam zijn aangesteld om de noodzakelijke kwaliteitsslag te realiseren.

Bij het opstellen van de Begroting 2020 is er veel aandacht geweest voor het verbeteren van de doelstellingen, prestaties en indicatoren. In dit proces zijn 20 oude doelstellingen vervangen door 24 nieuwe, 20 oude prestaties door 25 nieuwe, 17 oude effectindicatoren door 17 nieuwe en 14 oude prestatie indicatoren door 36 nieuwe. Dit alles op basis van spelregels die in het voorjaar 2019 met de raad zijn gecommuniceerd.
In het najaar 2019 is een onderzoek gestart naar de doorontwikkeling van de gemeentebrede financiële functie.
Hierover worden in het eerste kwartaal van 2020 conclusies verwacht, waarna invulling zal worden gegeven aan de ontwikkelpunten om te komen tot een duidelijker uitgelijnde en daarmee een robuustere financiële functie in de toekomst.

2019 Heeft ook voor inkoop in het teken gestaan van verbeteringen op de korte termijn: basis op orde én op de langere termijn: gericht op doorontwikkeling en vernieuwing. Voor de korte termijn betekent dit dat we het purchase-to-pay proces hebben verbreed naar het Ruimtelijk Domein, als volgende stap naar volledige uitrol. Dit betekent dat ook in het Ruimtelijk Domein zowel de facturatie als het bestelproces is geautomatiseerd in het P2P-automatiseringsprogramma ProActis (inkoopondersteunend systeem). Dit is een belangrijke stap om te komen tot (gemeentebrede) basis op orde.De rechtmatigheidscontrole die we in 2019 hebben uitgevoerd over 2018 heeft als resultaat gehad dat de accountant een goedkeurende oordeel met betrekking tot rechtmatigheid heeft afgegeven.
Daarnaast  zijn in 2019 verdere verbeteringen doorgevoerd met als verwachting dat dit een positief effect heeft op toekomstige rechtmatigheidscontroles.

Ten behoeve van de (middel)lange termijn hebben we in 2019 een onderzoek uitgevoerd met een externe partij om de rol van CPO en inkoop te verstevigen binnen de gemeentelijke organisatie, met als doel om -door het aangeven van kaders en door adequate advisering aan de sectoren- rechtmatige inkoop nog beter te borgen. Dit leidt ertoe dat we aan de voorkant een heldere lijn hebben en minder opmerkingen krijgen van de accountant. In dit kader is een advies met betrekking tot de rollen van CPO, inkoop en leadbuyers uitgewerkt en aan de directieraad voorgelegd.

Daarnaast is er een ontwerp voor een CPO-dashboard gemaakt om te komen tot betere rapportages, aan de hand waarvan de organisatie over meer en betere sturingsinformatie komt te beschikken. Dit dashboard wordt in 2020 geïmplementeerd.

Verder is geïnvesteerd in de kennis en kunde van de medewerkers, opdat zij de organisatie nog beter kunnen adviseren en faciliteren bij het bereiken van hun doelen op het gebied van inkoop. Zo is in juni 2019 een gemeentebrede dag georganiseerd voor alle inkopers en contractmanagers binnen de organisatie, om de kennisuitwisseling tussen de diverse domeinen te bevorderen. Daarnaast is bij inkoop centraal geïnvesteerd in teambuilding en vakopleidingen.